Frais professionnels : qu’est-ce que c’est ?

En quoi consiste les frais professionnels ? Qui peut prétendre à leur prise en compte et se les faire rembourser ? Réponses dans notre guide pour tout savoir sur les frais professionnels.

Les frais professionnels désignent toutes les dépenses engagées par un salarié dans le cadre de son activité professionnelle. Le salarié avance ces sommes, et l’employeur est tenu de lui rembourser tout ou partie de celles-ci.

Plusieurs types de dépenses sont considérés comme des frais professionnels :

• Frais de nourriture. Ils englobent les repas pris lors de déplacements professionnels, ou sur le lieu de travail en cas de contraintes d’organisation par exemple.
• Frais de transport domicile/travail. L’employeur est tenu de prendre en charge 50% des frais d’abonnement de transport d’un salarié lorsqu’il s’en sert pour aller au travail. Il peut aussi, sous certaines conditions, rembourser les frais de carburant d’un salarié contraint d’utiliser son véhicule personnel pour se rendre au travail.
• Frais d’utilisation d’un véhicule personnel à titre professionnel. Il s’agit des frais occasionnés lorsqu’un salarié doit utiliser sa voiture dans le cadre de son activité professionnelle. Le salarié est remboursé selon un barème kilométrique.
• Frais de grand déplacement. Il s’agit des dépenses supplémentaires de nourriture et de logement occasionnées lors d’un déplacement professionnel, à plus de 50 km ou 1h30 de transport du lieu de résidence du travailleur.
• Frais de mobilité. Ils comprennent les frais occasionnés en cas de mutation par exemple, et les dépenses d’hébergement provisoire et de nourriture en attendant de s’installer dans un nouveau logement.
• Frais de télétravail. Matériel informatique et entretien, connexion Internet ou encore location d’un local de télétravail font partie des frais professionnels qui peuvent être pris en charge par l’employeur.
• Frais d’habillage. Il s’agit des dépenses occasionnées pour l’entretien (« frais de salissures ») d’uniformes ou de vêtements spécifiques portés au travail par le salarié.
• Frais de documentation professionnelle. Il s’agit de tous les documents achetés personnellement par le salarié et nécessaires à l’exercice de ses fonctions.
• Autres : frais de double résidence, cotisations syndicales, frais liés à l’acquisition d’un diplôme ou de formation professionnelle peuvent aussi être pris en charge par l’employeur.

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Apprendre les bases

Il existe deux façons de rembourser les frais professionnels :

• Via une allocation forfaitaire. L’entreprise verse une prime mensuelle au salarié, définie dans le contrat de travail, en guise de dédommagement. Le remboursement forfaitaire s’applique pour les dépenses professionnelles récurrentes. Ainsi, le salarié n’a pas à garder les justificatifs de chacune de ses dépenses. L’allocation forfaitaire s’applique pour les frais de repas, d’utilisation d’un véhicule personnel dans le cadre professionnel, de grand déplacement et pour les dépenses d’hébergement, de nourriture et d’installation dans un nouveau logement pour raisons professionnelles.
• En remboursant les frais réels. Dans ce cas, l’entreprise rembourse la somme engagée par le salarié, sur présentation d’un justificatif (facture). Le remboursement des frais réels s’applique pour les dépenses liées au télétravail, à un déménagement, à une mission temporaire sur les territoires d’Outre-Mer ou pour les salariés détachés à l’étranger.

Le remboursement des frais professionnels est donc soit versé sous forme de prime tous les mois, soit via des remboursements ponctuels, sur présentation d’une facture indiquant la date, le lieu, le motif et le montant des frais.

Dans tous les cas, ces sommes ne sont pas incluses dans le salaire, et ne sont donc pas soumises à cotisations sociales, CRDS et CSG. Cependant, pour les allocations forfaitaires, l’exonération à cotisations sociales est limitée à un certain plafond défini par l’administration fiscale. À noter également que certaines professions (ouvriers du bâtiment, artistes, journalistes) bénéficient d’un abattement pour frais professionnels, aussi appelé déduction forfaitaire spécifique, sur l’assiette de cotisations sociales.

Pour les remboursements kilométriques, ceux-ci dépendent de la puissance fiscale du véhicule et de la distance annuelle parcourue. Un barème est réévalué chaque année. 

Si le forfait dépasse la somme fixée par l’administration fiscale, l’entreprise devra justifier ces sommes afin de bénéficier de l’exonération à cotisations sociales.

Le remboursement des frais réels est lui totalement exonéré de cotisations sociales.

Les frais professionnels ne sont pas imposables. En revanche, ils peuvent faire l’objet d’une déduction fiscale. Là aussi, deux solutions existent :

• Appliquer la déduction automatique de 10% de vos revenus. Cette déduction est plafonnée à 14 171 €. Vous devez cependant ajouter les indemnités versées pour frais professionnels couvertes par la déduction des 10% aux salaires que vous déclarez dans les lignes 1AJ à 1DJ de votre déclaration d’impôt.
• Déduire le montant exact de vos frais réels. Si vos dépenses sont supérieures à 10% de votre revenu imposable, alors cette solution peut être plus intéressante. Vous devrez dans ce cas déclarer vos dépenses professionnelles dans les cases 1AK à 1DK du formulaire 2042. Vous devrez également fournir une note explicative détaillant ces dépenses, et garder tous les justificatifs pendant au moins 3 ans.

Ces options ne sont pas cumulables : vous devrez obligatoirement choisir l’une ou l’autre.

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